Teknologi Informasi Pada Kebijakan “Work From Home”

Novita Irma Diana Magrib, ST. MT. IPM

Oleh : Novita Irma Diana Magrib, ST. MT. IPM (Dosen Fakultas Teknik – UKIM Ambon)

Perkembangan dan penyebaran Virus Corona (COVID-19) di Indonesia semakin  mengkhawatirkan sejak 2 WNI dari Depok dinyatakan positif terinfeksi. Data terbaru per tanggal 18 Maret 2020 yang dirilis pemerintah melalui juru bicara pemerintah untuk penanganan Virus Corona (COVID-19) Achmad Yurianto, mengatakan total kasus positif  Virus Corona (COVID-19) di Indonesia melonjak menjadi 227 orang. Untuk kasus yang meninggal dunia disebutkan masih sama, yaitu 19 orang. Rinciannya, 208 orang confirmed positif dengan angka kematian 19 orang.

Mengantisipasi perkembangan dan penyebaran Virus Corona (COVID-19) yang sangat cepat ini, Presiden Joko Widodo menerapkan kebijakan untuk menekan tingkat penyebaran virus yang mendunia ini dengan mengijinkan Aparatur Sipil Negara (ASN) untuk bekerja di rumah atau Work From Home (WFH).

Lewat konferensi pers di Istana Kepresidenan Bogor pada hari Minggu, 15 Maret 2020, Jokowi meminta agar masing-masing kepala daerah untuk membuat kebijakan agar para ASN bisa bekerja di rumah.

Kebijakan presiden ini kemudian ditindaklanjuti dengan Surat Edaran Menteri PAN-RB No.19 Tahun 2020 tentang Penyesuaian Sistem Kerja Aparatur Sipil Negara di Lingkungan Instansi Pemerintah yang menjadi rujukan dan pedoman bekerja di rumah/tempat tinggal (Work from Home/WFH) bagi ASN di setiap instansi pemerintah, sebagai upaya mencegah dan meminimalisir penyebaran Virus Corona (COVID-19).

Adapun tujuan utama dari Surat Edaran ini adalah :

  1. Mencegah dan meminimalisasi penyebaran, serta mengurangi risiko menularnya Virus Corona (COVID-19) di lingkungan instansi pemerintah pada khususnya dan masyarakat luas pada umumnya.
  2. Memastikan pelaksanaan tugas dan fungsi masing-masing instansi pemerintah dapat berjalan efektif untuk mencapai kinerja masing-masing unit organisasi pada instansi pemerintah.
  3. Memastikan pelaksanaan pelayanan publik di instansi pemerintah dapat tetap berjalan efektif.

Selain itu Menteri Keuangan Sri Mulyani juga telah mengeluarkan peraturan dan pedoman untuk penyediaan anggaran yang diperlukan dalam implementasi WFH seluruh kementerian lembaga, Pemda, dan gugus tugas dalam penanganan Virus Corona (COVID-19).

Peraturan ini memberikan landasan hukum agar pihak yang relevan dapat menggunakan anggarannya dan mengajukan kebutuhan anggaran tambahan untuk menangani penyebaran Virus Corona (COVID-19).

Kerja Dari Rumah

Di berbagai Negara, kebijakan WFH ini pun telah dilakukan oleh banyak perusahaan ternama seperti Google, Microsoft, Twitter, Hitachi, Apple, Amazon, Chevron, maupun Spotify.

Kebijakan ini pada sektor pemerintahan maupun swasta diberbagai belahan dunia ini wajar dilakukan, karena lembaga kesehatan dunia, World Health Organization (WHO) secara resmi telah mengumumkan dan menjadikan wabah Virus Corona (COVID-19) sebagai penyakit pandemik.

WFH adalah kegiatan melaksanakan tugas kedinasan, menyelesaikan output, koordinasi, meeting, dan tugas lainnya dari tempat tinggal pegawai. Ketentuan bagi pegawai yang bekerja di rumah adalah :

  1. Pegawai yang mendapat penugasan WFH wajib melaksanakan tugas sesuai jam kerja yang berlaku.
  2. Pada`saat ada penugasan WFH, diwajibkan juga tetap berada di tempat tinggal. Jika ada kepentingan mendesak untuk memenuhi kebutuhan kesehatan atau pangannya, pegawai diharuskan melapor kepada atasan langsungnya.
  3. Pegawai juga wajib melaksanakan pekerjaan sesuai dengan rencana kerja yang disepakati oleh atasan langsung. Di mana hasil kerja setiap akhir periode harus tetap dilaporkan.
  4. Atasan langsung pegawai yang mendapat penugasan WFH bertanggung jawab penuh atas pelaksanaan kebijakan bekerja dari rumah atau Working From Home ini.
  5. Selain itu, pimpinan unit eselon II atau satuan kerja wajib melapor secara berkala setiap akhir pekan.

Kondisi yang ideal dari WFH yang diterapkan suatu instansi/kantor adalah, kemampuan menghubungkan orang secara elektronik dan membuat situasi terbaik dimana pekerjaan kantor tidak perlu dikerjakan di kantor. Sebaliknya pekerjaan tersebut dapat dilakukan di manapun saat itu pegawai berada termasuk di rumah.

Istilah yang diberikan untuk kemampuan ini adalah Office Virtual, yang berarti bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi geografis manapun selama tempat kerja tersebut terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sistem komunikasi elektronik yang berbasis IT (Information and Technology).

Kebijakan WFH ini membawa konsekuensi pada kondisi yang berkaitan dengan kesiapan perangkat kerja dan tersedianya peralatan tekhnologi informasi yang memadai. Jika hanya sekedar bekerja manual, misalnya hanya menyiapkan kelengkapan berkas dan lain sebagainya, atau hanya berkaitan dengan pekerjaan administrasi sederhana, tidak terlalu menjadi persoalan.

Tetapi jika berkaitan dengan penyiapan dokumen secara komputerisasi, termasuk melakukan proses pengolahan data yang di dalamnya terdapat proses upload, download dan pemutakhiran data juga pengiriman data secara online dengan intensitas yang tinggi, apalagi harus melakukan teleconference, maka peralatan perangkat teknologi informasi menjadi sangat dibutuhkan.

Pada umumnya perangkat yang dibutuhkan untuk mendukung kebijakan konsep WFH  dari suatu kantor adalah : Word processing, Electronic and voice mail, Computer calendaring, Audio conferencing, Video conferencing, Computer conferencing, FAX, Videotex Imaging, termasuk Desktop publishing.

Dengan kesiapan perangkat komputerisasi ini dan ditambah dengan penyempurnaan sistem dan media dalam komunikasi data, memungkinkan pegawai tertentu dapat melakukan sebagian atau seluruh pekerjaannya di mana saja, termasuk di rumah masing-masing.  Sistem informasi berbasis komputer ini lebih dikenal sebagai ‘computer-based information system’ atau CBIS.

Semakin banyak pegawai yang bekerja di rumah dan berkomunikasi dengan kantor mereka melalui media komunikasi, seperti surat elektronik (e-mail) dan transmisi faksimil (fax), maka tidak lagi diperlukan kantor yang secara fisik memerlukan space yang luas dan sarana yang komplit.

Aplikasi otomatisasi kantor yang maksimal ini dapat  membuat informasi yang lengkap tersedia bagi “pembuat keputusan” dalam bentuk salinan kertas, tampilan layar, audio dan video. Informasi ini dapat menghubungkan manajer/pimpinan dengan orang lain yang berlokasi di mana pun, pada tingkat hierarki organisasi yang lebih tinggi (atasan), pada tingkat yang lebih rendah (bawahan), pada tingkat yang sama (sejawat), dan pada lingkungan dimana  kantor mereka berada.

Kebijakan WFH atau bekerja dari  rumah ini adalah kebijakan pemerintah  yang sifatnya temporer untuk meminimalisir penyebaran Virus Corona. Harapan besar dengan diberlakukan work from home ini agar wabah global ini cepat berakhir paling tidak meminimalisir penyebaran virus corona.

Sebisa mungkin kita juga bisa menahan diri untuk tidak menyebarluaskan informasi-informasi terkait Virus Corona yang belum bisa diklarifikasi kebenarannya. Meskipun mungkin maksud kita baik, untuk menginformasikan kepada orang banyak, namun bisa saja yang terjadi malah kepanikan.

Inilah salah satu tindakan sederhana kita yang dapat kita lakukan untuk menolong membuat keadaan lebih baik. Dan, janganlah lupa pula untuk menerapkan pola hidup sehat, sebagaimana dikatakan oleh Menteri Kesehatan RI. Tubuh dan pola hidup yang sehat dapat menolong kita meminimalisir potensi terinfeksi Virus Corona (COVID-19) ini (***)

Mitra Kami

Asosiasi Media Siber Indonesia

PR Newswire